SISTEM AKUNTANSI : SISTEM PENGOLAHAN DATA UNTUK MANAJEMEN

       Semua bentuk pengolahan data, baik yang dilaksanakan secara manual maupun secara elektronik, akan selalu terdiri dari kegiatan Input, Proses dan Output. Dalam aktivitas input, data direkam dalam bentuk-bentuk tertentu sebagai bahan untuk diolah atau diproses. Data tersebut dicatat pada dokumen (source document), seperti faktur, tanda terima barang, bukti setor bank, dan lain-lainnya. Dan kemudian diubah ke dalam bentuk yang terbaca mesin untuk diolah. Selain itu, data juga bisa langsung direkam dalam bentuk yang terbaca mesin tanpa menggunakan kertas lagi. Sistem demikian sudah mulai banyak dipergunakan pada perusahaan-perusahaan maju yang berhasil menerapkan sistem paperless.

            Dalam aktivitas proses, atau disebut juga aktivitas manipulatif, data yang telah terkumpul sebagai hasil aktivitas input. Selanjutnya diolah dengan beberapa operasi sebagai berikut.

·  Pengklasifikasian Data.

       Adalah pengelompokkan transaksi dan data yang memiliki karakteristik sama. Dalam kegiatan ini pos-pos terakhir yang memiliki karakteristik yang sama dikelompokkan kedalam kelas-kelas yang sama. Sebagai contoh, data penjualan yang diambil dari faktur atau order pengiriman barang diklasifikasikan menurut jenis produk, lokasi penjualan, pelanggan, atau pun petugas penjual. Kegiatan klasifikasi biasanya dilakukan dengan menggunakan kode, baik dengan menggunaan angka, abjad, ataupun kombinasi angka dan abjad (alfanumerik)

·  Pemilahan Data.

      Adalah proses pemilahan data sesuai urutan untuk mempermudah pengolahan. Setelah data diklasifikassi, biasanya harus dipilah sesuai urutan yang telah ditetapkan agar memudahkan pengolahan. Prosedur pemilahan ini disebut sorting, dan biasanya dilakukan menurut nomer atau kode indentifikasi tertentu, seperti misalnya nomor pelanggan, nomor petugas penjual, lokasi penjualan, dan lain-lainnya.

·  Penghitungan

       Adalah kegiatan mencakup operasi matematis yang dilakukan terhadap data yang sudah diklasifikasikan dan dipilah. Kegiatan penghitungan mencangkup operasi matematis yang dilakukan terhadap data yang sudah diklasifikasikan dan dipilah. Sebagai contoh, dalam penghitungan jumlah gaji dan upah karyawan, jumlah jam kerja yang dialami masing-masing karyawan dikalikan dengan tarif perjam karyawan bersangkutan sehingga akan dihasilkan jumlah penerimaan kotor. Jumlah penerimaan kotor tersebut selanjtnya dikurangi dengan kewajiban-kewajiban yang dibebankan kepada karyawan bersangkutan, termasuk pajak, sehingga diperoleh jumlah penerimaan bersih.

·  Pengikhtisaran

        Adalah proses penyajian hasil olahan data ke dalam bentuk laporan-laporan yang bermakna, ringkas, dan efektif. Agar nilai, data yang telah diolah harus dikhtisarkan dalam bentuk laporan-laporan yang bermakna, ringkas, dan efektif. Muatan informasi yang tercakup dalam laporan harus mempertimbangkan kebutuhan informasi manajemen sesuai dengan jenjangnya sebagaimana telah disinggung pada bagian sebelumnya.

       Jika data telah diubah menjadi informasi, berarti proses pengolahan data telah menginjak aktivitas output. Dalam aktivitas output tercakup beberapa operasi sebagai berikut:

·  Komunikasi

       Adalah penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain dan bisa bersifat timbal-balik. Informasi yang telah didapat dipergunakan harus dikomunikasikan dengan penggunanya. Informasi dapat disajikan dalam berbagai bentuk, yaitu bentuk hard copy, seperti misalnya faktur, rekening koran (bank statement), atau kertas laporan untuk manajemen, dan dalam bentuk rekaman elektronis yang dapat ditampilkan dilayar monitor pengguna informasi itu. Bentuk tampilan elektronis semacam itu sangat diperlukan pada aktivitas yang memerlukan sistem komunikasi cepat, seperti pada perusahaan penerbangan dan perbankan, yang aktivitasnya juga berjalan cepat.

·  Penyimpanan

       Adalah operasi penempatan data ke dalam file-file untuk referensi apabila suatu saat diperlukan. Data harus disimpan apabila diperhitungkan bahwa manfaatnya dimasa depan memang lebih besar dari pada biaya penyimpanannya. Penyimpanan itu sendiri bisa dilaksanakan dalam berbagai berntuk, antara lain dalam media simpan magnetik, mikrofilm, ataupun kertas dokumen dan laporan.

·  Penarikan Informasi

       Penarikan informasi (retrieving) adalah kegiatan pengambilan data yang disimpan pada saat diperlukan. Kegiatan penarikan diawali dari pencarian data yang dilakukan oleh perugas pengelola data sampai penggunaan terminal-terminal yang cepat tanggap yang dihubungkan secara langsung dengan komputer.

·  Reproduksi

       Adalah kegiatan menggandakan atau menyalin data untuk keperluan lain. Apabila data perlu disalin atau digandakan, berarti aktivitas output perlu melakukan reproduksi. Disini, data bisa disalin atau digandakan dengan mengguanakan sistem manual, mesin fotokopi, ataupun dengan komputer.

Sumber Penulisan:

Widjajanto N. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Erlangga. Hal 23-24