SISTEM AKUNTANSI : KUALITAS INFORMASI DAN PENINGKATAN NILAI INFORMASI

KUALITAS INFORMASI

            Pada umumnya dapat dikatakan bahwa informasi yang bernilai paling tinggi adalah informasi yang mengandung ketidakpastian paling rendah. Akan tetapi, informasi tidak dapat terbebas sama sekali dari unsur ketidakpastian. Oleh sebab itu, diperlukan pembandingan antara biaya untuk memperoleh informasi dengan manfaat yang diperoleh dengan adanya informasi itu sendiri. Dengan lain perkataan, informasi baru layak disiapkan jika:

·         Biayanya lebih rendah daripada tambahan pendapatan nyata yang dihasilkan dari adanya informasi itu.

·         Bisa menurunkan biaya  nyata dengan jumlah biaya yang ditimbulkan dari prosesnya informasi itu.

·         Bisa menghasilkan manfaat yang tidak nyata, seperti memperluas wawasan penggunanya, reaksi yang lebih cepat, layanan kepada pelanggan yang lebih baik, dan lain-lainnya.

            Untuk menopang terbentuknya kualitas informasi yang baik, ada beberapa atribut yang perlu dipertimbangkan, yaitu:

·  Kecermatan (accuracy)

       Kecermatan dapat didefinisikan sebagai perbandingan antara informasi yang benar terhadap total informasi yang dihasilkan dalam suatu periode. Ukuran kecermatan ini bervariasi, dan anat bergantung pada sifat informasi yang dihasilkan. Semakin kritis sifat suatu informasi, akan semakin tinggi kecermatan yang diperlukan. Sebagai contoh, perbedaan antara persediaan fisik dengan catatan persediaan dengan jumlah sekitar 0,5 persen mungkin tidak terlalu material apabilla persediaan tersebut terdiri dari barang-barang yang bernilai rendah. namun apabila persediaan tersebut terdiri barang bernilai tinggi maka tingkat keselahan sebesar nilai 0,5 persen terlalu tinggi.

·  Penyajian yang Tepat Waktu (timeliness)

       Adalah kegiatan menyajikan informasi pada saat transaksi terjadi atau pada saat informasi tersebut dibutuhkan, yang mampu menutup peluang bagi pesaing untuk mengambil keputusan yang baik dengan lebih cepat. Informasi yang terlambat diterima nilai kegunaannya akan lebih rendah, karena keputusan bisnis yang cepat dianggap lebih baik daripada keputusan yang lambat. Dalam tingkat persaingan yang tinggi, keputusan yang lambar berarti memberi peluang kepada pesaing untuk mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. Keputusan yang salah namun lebih cepat dianggap lebih baik daripada keputusan yang benar namun lambat dikeluarkan. Dilain sisi, untuk mencapat atribut kecermatan yang tinggi diperlukan jangka waktu proses yang panjang. Dengan demikian, untuk memperoleh informasi yang optimal, diperlukan keseimbangan antara kecermatan dan ketepatan waktu penyajian.

Untuk laporan yang bersifat rutin, waktu penyajian yang paling tepat adalah saat terjadiya transaksi. Jadi, begitu transaksi timbul segera dilaporkan ke manajer. Namun cara demikian tentu akan menimbulkan timbunan atau redundansu informasi bagi manajer, sehingga manajer akan sulit mencari bagian-bagian naba dari timbunan informasi tersebut yang dianggap kritis. Dengan demikian, informasi yang disajikan harus diringkas namum informatif, dalam arti tidak menghilangkan bagian-bagian kritis dari suatu informasi. Interval informasi yang terbaik dapat ditentukan oleh masing-masing unit organisasi bersangkutan.

·  Kelengkapan (completeness)

      Adalah adanya relevansi antara informasi dan penggunanya. Informasi yang tidak lengkap bisa menimbulkan kesulitan, karena bagian informasi yang hilang boleh jadi merupakan unsur yang kritis. Dengan demikian, informasi yang sudah tepat waktu dan cermat mungkin belum dapat dianggap sebagai informasi yang berkualitas. Atribut kelengkapan dalam beberapa hal disebut sebagai atribut relevansi. Artinya informasi yang lengkap adalah informasi yang relevan dengan kebutuhan penggunanya. Dalam hal ini, pengertian lengkap tidak harus diartikan sebagai informasi yang menyeluruh baik yang berguna ataupun tidak, melainkan harus dikaji sesuai kebutuhan penggunanya.

·  Ringkas (conciseness)

       Adalah informasi yang disajikan telah diikhtisarkan sesuai kebutuhan pengguna dan bidang-bidang yang menjadi fokus utama. Banyak sistem informasi yang didesain dengan asumsi bahwa informasi yang lengkap merupakan kebutuhan mutlak. Asumsi ini mengakibatkan para pendisain itu menerapkan pendekatan yang keliru, yaitu memberi informasi kepada para manajer yang seharusnya tidak memerlukan informasi itu. Informasi yang ringkas, yang mengikhtisarkan data relevan yang menunjuk pada bidang-bidang penyimpanan terhadap standar atau rencana, merupakan informasi yang banyak diperlukan oleh para manajer.

PENINGKATAN NILAI INFORMASI

            Bilamana kita memerlukan suatu barang, dan kita bisa memperolehnya dengan kuantitas dan kualitas yang sesuai dengan kebutuhan kita, serta dengan biaya yang memadai, kita akan dapat menerima barang tersebut dengan senang hati. Ini bisa terjadi jika penyediaan, kualitas, dan biaya sumberdaya itu bisa menutup kebutuhan kita. Demikian pula dengan informasi. Dalam sistem infomasi manual tradisional, ternyata banyak ditemui kualitas informan yang tidak seimbang dengan kebutuhan manajemen karena memiliki kelemahan. Di antara beberapa kelemahan itu adalah:

·  Kesulitan untuk Menangani Beban Kerja yang Semakin Besar.

       Dalam suatu perusahaan yang sedang tumbuh biasanya diperlukan kemampuan prosesing yang semakin besar untuk menagani kegiatan yang semakin luas sebagai dampak pertumbuhan perusahaan. Peningkatankemampuan itu diperlukan karen : (1) volume usaha yang semakin besar, (2) peningkatan kebutuhan data dari pihak ekstern, serta (3) peningkatan kebutuhan informasi internal para manajer.

·  Ketidakmampuan Untuk Memasok Informasi yang Akurat.

       Suatu sistem informasi biasanya memiliki kapasitas maksimal. Apabila kapasitas maksimal itu dilampaui, maka tingkat pengendalian dan kecermatannya akan menurun. Akibatnya kualitas hasil pengolahan data akan menurun.

· Ketidakmampuan Untuk Memasok informasi tepat pada waktunya.

       Informasi yang bermanfaat adalah informasi yang bisa diterima tepat pada waktunya (tidak kadaluarsa). Namun dengan semakin besarnya volume data yang ditangani, kecepatan pengolahan data manual ditingkatkan kecepatannya, ketidakpastiannya akan semakin besar. Hal ini sesuai dengan kapasitas manusia, bilamana suatu pekerjaan dilakukan dengan cepat, kecermatannya akan semakin menurun.

·  Kenaikan Biaya.

       Meningkatnya biaya tenaga kerja dan material klerikal dalam kegiatan pengolahan data manual tradisional membuat perusahaan mempertimbangkan penggunaan teknologi pengolahan data elektronik untuk mencapai tingkat ekonomis.

Sumber Penulisan:

Widjajanto N. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Erlangga. Hal 24-27