SISTEM AKUNTANSI : PRINSIP-PRINSIP UMUM DALAM PELAKSANAAN PENUGASAN SISTEM

            Dalam melaksanakan penugasan sistem, terdapat beberapa prinsip yang harus menjadi pegangan. Prinsip-prinsip tersebut harus dicermati agar sistem yang dihasilkan memiliki kualitas yang tinggi dan bermaanfaat bagi penggunanya. Prinsip-prinsip tersebut disajikan secara kronologis menurut urutan proses akuntansi. Namun perlu diingat tujuan akhir dari kegiatan akuntansi utamanya adalah merekam semua data historis perusahaan dan kemudian mengikhtisarkan data tersebut menjadi informasi untuk digunakan bagi manajemen perusahaan ataupun bagi pihak luar perusahaan. Oleh sebab itu, idealnya prinsip-prinsip itu disajikan secara kronologis namun mundur, jadi diawali dengan penyajian laporan dan berakhir pada analisis data transaksi. akan tetapi, agar para pembaca memperoleh gambaran yang sistematis, maka prinsip-prinsip tersebut disajikan berurutan maju menurut kronologis sebagai berikut:

1.      Analisis transaksi bisnis.

2.      Pencatatan transaksi ke dalam formulir dan catatan yang tepat.

3.      Perancangan sistem internal check dalam transasksi.

4.      Pencatatan transaksi yang telah terekam di formulir ke dalam buku besar (jurnal dan buku besar)

5.    Perancangan berbagai pernyataan akuntansi dan laporan statistik dengan sumber data dari transaksi yang telah tercatat dibuku.

6.  Pelaksanaan pemeriksaan intern yang berkesinambungan dan pemeriksaan eksternal secara periodik terhadap sistem informasi akuntansi.

7.      Penyajian laporan untuk memenuhi kebutuhan isntansi pemerintah.

            Tujuh butir diatas merupakan prinsip-prinsip yang harus dipegang dalam penyusunan sistem informasi akuntansi. Semakin besar volume kegiatan yang dilakukan perusahaan, semakin besar jumlah departemen yang terdapat dalam organisasi perusahaan tersebut, dan semakin rumit lingkup penugasan sistem yang harus dilakukan. Berikut ini penjelasan ringkas dari prinsip-prinsip diatas:

Analisis Transaksi Bisnis

            Prinsip ini digunakan untuk mengetahui karakteristik bisnis yang dilakukan perusahaan. Setiap perusahaan cenderung untuk memperlebar usaha, sehingga didalam kegiatannya akan selalu terdapat kegiatan investasi, peneriman dan pengeluaran kas, pembelian dan penjualan barang, dan bagi perusahaan tertentu juga mencakup kegiatan manufaktur. Oleh sebab itu, langkah pertama dalam pengembangan dan penerapan sitem akuntansi adalah penyususnan dan analisis transaksi bisnis baik yang dilakukan sehari-hari maupun periodik.

Pencatatan Transaksi ke Dalam Formulir Dokumen

            Setelah transaksi dianalisis, khususnya mengenai frekuensi kejadiannya dan nilai materialitasnya, kita perlu menentukan cara terbaik untuk mencatat dan mengikhtisarkannya. Untuk itu perlu dirancang formulir-formulir yang dapat digunakan untuk menghimpun dan merekam transaksi-transaksi tersebut, seperti misalnya faktur, memo, kuitansi, dan sejenisnya. Formulir-formulir ini selanjutnya akan digunakan sebagai dasar dan otorisasi pencatatan dalam jurnal aatau buku harian. Penelitian mengenai transaksi dan formulir tidak hanya bertujuan untuk menentukan jenis jurnal dan buku besar apa yang mesti dibuat, melainkan juga untuk menentukan metode pencatatan terbaik untuk merekam transaksi baik yang dilakukan secara individual, yaitu setiap transaksi dicatat satu-persatu, ataupun secara kelompok. Selain itu, penelitian juga dilakukan untuk memperoleh masukan bagi pemilihan peralatan yang akan digunakan, apakah secara manual, mengguanakan mesin ataukan dengan memanfaatkan sistem pengolahan data elektronik.

Perancangan Sistem Internal Check Dalam Transaksi

            Salah satu prinsip yang harus dipegang dalam perancangan sistem informasi akuntansi adalah perlunya menerapkan internal check  dan metode penerapannya untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan dan menjaga ketelitian pencatatan. Sebagai manusia, karyawan atau pihak manapun yang terlibat dalam kegiatan perusahaan, pada dasarnya memiliki sifat-sifat positif. Namun apabila peluang-peluang untuk melakukan kecurangan untuk kepentingan pribadi masih terbuka, maka besar kemungkinan mereka memanfaatkan peluang itu. Oleh sebab itu untuk mengurangi kecerobohan dan peluang-peluang terebut, proedur akuntansi khususnya mengenai kas, persedian, gaji dan upah, serta sekuritas (surat berharga) biasanya didesain demikian rupa sehingga penanganan serta pencatatanya melihat lebih dari dua pihak. Cara demikian pula disebut pula sebagai pengecekan berganda (pengecekan berganda adalah penanganan dan pencatatan transaksi akuntansi yang melibatkan lebih dari dua pihak) transaksi akuntansi, yaitu dengan menempatkan satu orang yang menangani fisik aktiva dan satu orang lainnya atau lebih menangani formulir dan pencatatannya. Dengan demikian, pekerjaan fisik aktiva harus saling mengecek dengan pencatatannya yang terekam dalam formulir dan buku.

Pencatatan ke Dalam Jurnal dan Buku Besar

            setelah analisis transaksi, desain formulir, serta internal check diselesaikan prinsip selanjutnya yang harus diperhatikan adalah desain jurnal dan buku. Buku yang digunakan untuk mencatat transaksi yang sudah terekam dalam formulir adalah jurnal (buku harian) dan buku besar (ledger). Buku besar terdiri dari dua jenis, yaitu buku besar induk yang memuat transaksi untuk masing-masing akun, dan buku tambahan (subsidiary ledger) atau buku pembantu. Buku besar tambahan berfungsi sebagai alat untuk menjelaskan rincian suatu akun buku besar. Akun buku besar yang dijelaskan oleh buku pembantu itu disebut akun kendali (controlling account). Tentu saja tidak semua akun dalam buku besar memerlukan buku pendukung, karena kebutuhannya sangat tergantung pada tingkat ketelitian dan kerincian infromasi yang diperlukan atas akun yang bersangkutan.

            Untuk memudahkan pemindahan transaksi yang sudah terekam dalam formulir ke jurnal dan buku besar, tentu diperlukan peralatan pencatatan. Jenis peralatan itu bisa beragam mulai dari yang bersifat manual, mekanis, sampai kepada penggunaan sistem pengolahan data elektronis. Apabila kita membaca literatur mengenai sistem informasi akuntansi, dengan cepat kita akan memperoleh kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi cenderung memiliki konotasi kearah sistem pengolahan data elektronik. Hal itu disebabkan oleh semakin luasnya penggunaan komputer dimasyarakat dan semakin besarnya kemampuan komputer, khususnya yang berukuran personal komputer dalam kehidupan sehari-hari.

Perancangan Laporan

            Laporan yang dihasilkan sistem informasi akuntansi pada dasarnya dapat diklasifikasikan kedalam tiga jenis, yaitu :

1.      Laporan Historis, yang mengemukakan tentang perhitungan rugi-laba untuk periode yang lalu.

2.      Laporan mengenai kondisi atau status perusahaan pada suatu waktu tertentu, yang disajikan dalam bentuk neraca dan laporan mengenai laba ditahan.

3.      Laporan untuk pengendalian manajerial, yang bisa berbentuk analisis, seperti misalnya analisis penjualan, analisis biaya, analisis aliran kas, analisis investasi, dan lainnya.

            Ketika menyusun, mengembangkan, dan menerapkan sistem informasi akuntansi, seorang akuntan harus menerapkan terlebih dahulu mengenai jenis penyataan dan laporan yang diperlukan, dan informasi apa yang harus diperoleh dari catatan akuntansi untuk memenuhi kebutuhan laporan itu. Dari titik itulah sebetulnya seorang akuntan harus mulai bekerja dalam penyusunan sistem informasi akuntansi, karena materi laporan merupakan tujuan akhir sistem. Sehingga yang penting adalah memastikan agar kebutuhan itu bisa terpenuhi dengan merancang perangkat-perangkat akuntansinya, yaitu buku, peralatan, metode, dan formulir dokumen. Jadi pendekatan yang realistis adalah pendekatan mundur yang dilakukan dengan jalan menetapkan keinginannya dulu baru kemudian kebutuhann untuk mengambil keputusan.

            Dalam merancang laporan, seorang akuntan pada dasarnya harus meminta penjelasan dari manajemen mengenai informasi apa yang mereka butuhkan. Selain manajemen, akuntan juga bisa meminta penjelasan dari pihak lain, seperti dari komisaris, pemegang saham, ataupun dari pihak perbankan kreditur perusahaan. Jika mereka semua tidak atau enggan memberikan pendapat, maka menjadi tugas akuntan untuk memberikan saran untuk mengambil keputusan.

Pemeriksaan Intern dan Pemeriksaan Ekstern

            Perusahaan besar yang mempekerjakan banyak karyawan didepartemen akuntansi perlu memahami bahwa tidak ada sistem informasi yang sempurna seratus persen. Yang ada hanyalah sistem yang optimal, dalam arti bahwa sistem itu tidak mutlak bebas dari kesalahan dan penyimpangan, melainkan mungkin masih mengandung potensi kesalahan namun pada tingkat yang dapat “ditoleransi”. Untuk menutup dan menetralisasi potensi kesalahan tersebut, diperlukan peran akuntan pemeriksa baik yang berposisi sebagai akuntan intern atau satuan pengawan intern, maupun akuntan ekstern yang dalam hal ini adalah akuntan publik.

            Meskipun perusahaan sudah memiliki akuntan intern, peran akuntan ekstern tetap diperlukan. Perannya diperlukan untuk mengaudit laporan yang dihasilkan sistem, khususnya laporan yang dipergunakan untuk menyajikan informasi umum yaitu laporan keuangan yang didasarkan pada standar akuntansi keungan. Jika akuntan intern sudah melakukan tugasnya dengan baik, pekerjaan akuntan ekstern akan dapat terbantu. Dengan demikian kualitan pekerjaan akuntan intern menentukan luasnya pekerjaan dan pemeriksaan yang dilakukan akuntan ekstern.

Laporan Untuk Instansi Pemerintah

            Sistem informasi akuntansi harus didesain sedemikian rupa sehingga informasi yang dihasilkannya tidak hanya dapat diperoleh dengan cepat dan murah, namun juga akurat. Laporan-laporan untuk instansi pemerintah yang penting antara lain adalah laporan untuk direktorat Jenderal Pajak dengan segala kelengkapannya, laporan untuk Departemen perindustrian dan perdagangan, dan untuk bursa efek bagi perusahaan-perusahaan terbuka. Selain itu, bagi perusahaan-perusahaan tertentu bisa juga diwajibkan untuk menyerahkan laporan kepada pemerintah, misalnya bagi Badan Usaha Milik Negara yang menyerahkan laporan keuangan kepada kuasa pemegang saham pemerintah, ataupun perusahaan daerah yang harus menyerahkan laporan ke pemerintah daerah setempat.

Sumber Penulisan :

Widjajanto N. 2001. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Erlangga. Hal 8-11